Work from Home คือ การทำงานที่บ้านนั่นเอง หรือเรียกอีกอย่างว่า Remote Working ด้วย COVID19 ช่วงนี้การ remote work คงกลายเป็นเรื่องปกติของคนหลายคนแล้ว โดยเฉพาะพนักงานออฟฟิศในกรุงเทพ บางบริษัทอาจจะเป็นเรื่องใหม่ที่ไม่เคยลองมาก่อน แต่บางบริษัทเช่น Omise หรือ ConvertCake มีการทำงานจากที่บ้านมาเป็นเวลาสักพักแล้ว ทำให้การปรับตัวมาเป็นรีโมททีม (Remote Team) จริงจัง อาจจะไม่ได้ยากมากเท่าไหร่เมื่อเทียบกับบริษัทที่ไม่ได้มีโครงสร้างรองรับมาก่อน
โดยส่วนตัวแล้วทำงานรีโมทมาตลอดหลายปี ทั้งในฐานะพนักงาน full-time และ freelance บางบริษัทก็ค่อนข้างเปิดใจกับการทำงานรีโมท แต่บางที่นั้นใช้เวลาพอสมควร จนสุดท้ายเรากลายเป็นคนเดียวในทีมเลยที่ทำงานที่บ้านก็มี วันนี้เลยอยากมาแชร์ประสบการณ์ที่ลองผิดลองถูกมาพอสมควร เผื่อจะเป็นประโยชน์กับทุกคน 🙂
ไม่จำเป็นต้องวีดีโอคอลตลอดเวลา
เห็นบางบริษัทลองทำงานที่บ้านด้วยการเปิดวีดีโอคอลทำงานร่วมกันตลอดเวลา จนมีเสียงบ่นมาบ้างว่าจะลุกไปเข้าห้องน้ำยังแทบไม่กล้า เรื่องนี้เราไม่เห็นด้วยสุด ๆ เลย เพราะว่าการทำงานที่บ้านนั้น มันต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเชื่อใจในทีม ถ้าเราไม่สามารถเชื่อใจเพื่อนร่วมงานหรือคนในทีมของเราให้ทำงานตามเป้าหมายที่วางไว้ได้ เราก็ต้องลองกลับมาคิดแล้วว่า
- เรากำหนดเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็น OKRs หรือ KPI ไว้ดี และชัดเจนเพียงพอหรือเปล่า
- ความคาดหวังหรือ Expectation ต่อคนในทีมนั้น ถูกสื่อสารได้ชัดเจนมั้ย
- คนที่เรารู้สึกว่าต้องติดต่อกันตลอดเวลา เพราะเชื่อใจไม่ได้ ควรจะอยู่ในทีมของเราต่อไปหรือเปล่า?
เราเชื่อว่าการทำงานรีโมทนั้น มันควรจะมาพร้อมกับ flexibility หรือความยืดหยุ่นให้กับคนในทีม งานวิจัยหลายที่ก็บอกเอาไว้แล้วว่า แต่ละคนมีช่วงเวลาที่ productive ต่างกัน ลองดูง่าย ๆ ก็คือเรื่อง Chronotypes มีแบ่งคนออกไว้เป็นสี่ประเภทคือ
- พี่หมี: อันนี้เป็นคนส่วนใหญ่ ตื่นนอนตามเวลาปกติ ไม่มีปัญหา มักจะ Productive สุดช่วงก่อนเที่ยง แล้วง่วงตอนบ่าย ๆ
- หมาป่าเค้าว่าน่ารัก: (นั่นมันหมีแพนด้า!) คนพวกนี้ไม่ชอบตื่นเช้า งานวิจัยบอกว่าจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อตื่นตอนเที่ยง และโปรดักทีฟช่วงเที่ยงถึงสี่โมงเย็น แล้วก็มาพีคอีกทีหลังหกโมงเย็น ซึ่งคนส่วนใหญ่เลิกงานแล้ว
- สิงโต: พวกตื่นเช้า ดีด ๆ ช่วงเช้าคือแบบนี้ แล้วก็เข้านอนตั้งแต่สามสี่ทุ่ม
- โลมาแต่เลไม่มา: (ผิด! โลมาเฉย ๆ) พวกนี้เป็นพวกอิสระร่อนเร่ จะเข้าพวกไหนก็ไม่ได้ซักอย่าง นอนยาก ตื่นง่าย เลยนอนไม่เป็นเวลา แสงสว่างหน่อยก็ตื่นแล้ว แต่ส่วนใหญ่จะมีเวลาพีคช่วงสิบโมงเช้าถึงบ่ายสอง
สรุปแล้วก็คือ คนเรามีหลายประเภท การบังคับให้ทีมมาวีดีโอคอลกันเริ่มต้นตั้งแต่แปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น อาจจะง่ายในการจัดการ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะดีต่อประสิทธิผลของทีมเสมอไปนะ (:
Tips: อาจจะลองเปลี่ยนเป็นให้พิมพ์อัปเดต หรือว่าย้ายเวลาอัปเดตเป็นวันละครั้งแทนตอนช่วงสิ้นวันก็ได้ แต่ละบริษัทแต่ละทีมก็คงจะมีข้อจำกัดที่ต่างกันไป
บริษัทต้องช่วยสนับสนุนเครื่องมือที่เหมาะสม
การทำงานที่บ้านหมายความว่าทีมของคุณไม่สามารถใช้อุปกรณ์ที่ออฟฟิศได้ ดังนั้นการมีแลปท็อป คอมพิวเตอร์ จอมอนิเตอร์ หรืออินเตอร์เน็ตดี ๆ มันเป็นเรื่องสำคัญที่จะทำให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม แทนที่จะสวัสดิการอาหารกลางวันแบบที่เคยมี หรือจัดปาร์ตี้ทุกวันศุกร์ เอางบตรงนี้มาสนับสนุนอุปกรณ์ให้ทีมได้ซักนิดก็น่าจะดีนะ
ไม่อย่างนั้นอาจจะเจอการวีดีโอคอลที่ติดๆ ดับๆ หรือคอมแบบที่เปิด excel ที่รอโหลดข้อมูลไปสิบห้านาที จนไม่เป็นอันทำงานกัน ทำให้มูลค่าโอกาสที่เสียไปมันมากกว่าเงินที่บริษัทจะลงทุนอุปกรณ์ให้ก็ได้
ปกติบริษัทส่วนใหญ่ที่เป็น fully-remote ทีม หรือทำงานที่บ้านกันทั้งหมดเป็นปกติ ก็จะมีการสนับสนุนอุปกรณ์ตรงนี้ให้ทีมไปเลย เช่น Zapier หรือ Automatic หัวหน้าทีมหรือ HR ลองเข้าไปส่องสวัสดิการกันได้เลย
ซอฟต์แวร์ที่ดี ช่วยให้การ work from home ทำได้ง่ายขึ้น
บริษัทไหนที่ยังใช้ Line คุยงานอยู่ แล้วเจอปัญหาย้อนกลับไปโหลดไฟล์เดิมไม่ได้บ้าง? หรือว่าใช้ Excel จัดการข้อมูลลูกค้า แล้วต้องมีเซฟไฟล์เป็น final_finalreal_finalจริง_finalแล้วนะ บ้าง?
การทำงานที่บ้านต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศตรงที่เราไม่สามารถเดินไปสะกิดใครคุย หรือว่าได้คำตอบทันที การติดตามงานก็ต่างจากปกติ เพราะอาจจะไม่ได้อัปเดตหรือประชุมบ่อยเท่า ดังนั้นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นนั้นจำเป็นมาก เพราะเมื่อเราสามารถบริการจัดการทีมได้ดี “ความเชื่อใจ” ที่เป็นส่วนสำคัญนั้น ก็จะสามารถเกิดได้ง่ายขึ้นนั่นเอง Software สำหรับ Remote work ที่เราใช้แล้วเวิร์คก็มีดังนี้
Slack: สำหรับการแชท หมดปัญหาการย้อนกลับไปหาไฟล์แล้วโหลดไม่ได้ กรุ๊ปเยอะ งานมาตลอดไม่ได้พัก คุยหลายเรื่องพร้อมกันแล้วงง เรื่องนี้ Content Shifu เขียนไว้ดีเลย ลองตามไปอ่านกัน
Trello: สำหรับการติดตามงาน ใช้ง่าย ใช้ฟรี เหมือนการแปะ post-it บน whiteboard แบ่งหน้าตารางเป็นช่องๆ ใครก็ใช้ได้ไม่ต้องเรียนรู้เยอะ
Jira: สำหรับบริหารงานเช่นกัน แต่ส่วนใหญ่จะเป็นทีมเทค (โปรแกรมเมอร์) ใช้กัน มันสามารถปรับแต่ง customize สถานะ บอร์ด รายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ workflow ได้ทั้งหมดเลย อาจจะใช้ยากนิดนึง ถ้าเริ่มต้นอาจจะใช้ Trello ก่อน แล้วค่อยย้ายมา Jira เมื่อต้องการความยืดหยุ่น หรือโปรเจ็คซับซ้อนขึ้น ส่วนใหญ่ใช้คู่กับ Confluence เอาไว้สร้างเอกสาร แบบแทนที่เราจะเอา Spec ของโปรดักไปไว้ใน Google Docs ก็เอามาไว้ใน Confluence แทน จัดการง่าย ลิ้งก์กับ Jira ไปมาได้สะดวก
Notion: ที่จดโน้ตแบบล้ำ ๆ ทำได้ทุกอย่าง จดบันทึกก็ดี ทำเป็น Confluence เอกสารก็ได้ จะทำเป็นบอร์ดแบบ Trello ก็ได้ จะ Todo list ง่าย ๆ ก็ได้ นี่คือสุดยอดเครื่องมือที่เราใช้จนติดเลิกไม่ได้แล้วตอนนี้ ใช้ได้ทั้งบนเว็ป และแอปในมือถือเลย
Zoom: โปรแกรมวีดีโอคอลที่ฮิตสุด ๆ ช่วงนี้ เปลี่ยนแบ็คกราวน์ได้ ตั้งรหัสห้องได้ แชร์จอ แชร์ whiteboard ได้ ปรับหน้าใสได้อีก
Whereby: อันนี้เป็นโปรแกรมที่ไม่ค่อยมีคนใช้แต่จริงๆ ใช้ง่ายมาก เข้าไปสร้าง URL ของตัวเองไว้ เช่น https://whereby.com/tungmay หลังจากนั้นจะคุยกับใครก็ส่งลิ้งก์นี้ไป เค้ามาคุยได้เลย ไม่ต้องล็อกอินหรือทำอะไรทั้งสิ้น แชร์จอได้เหมือนกัน อันนี้แบบฟรีจะคุยได้แค่สี่คน
จริง ๆ มีอีกเยอะเลย อันนี้แบบไม่รวม Google Docs ทั้งหลาย เพราะว่าน่าจะใช้กันเยอะอยู่แล้ว ถ้าต้องการรู้อันไหนเพิ่มเติมทักมาได้เลย หรือว่าถ้าใครใช้อันไหนแล้วเวิร์ค ทิ้งคอมเมนท์ไว้ได้นะ 🙂
ทำงานจริงจัง พักให้เป็น
หลายคนบอกว่าไม่มีแรงบันดาลใจทำงาน ส่วนบางคนก็บอกว่ายุ่งกว่าเดิมแทบไม่ได้หลับได้นอน คือการทำงานที่บ้านมันทำให้เส้นแบ่งระหว่างเวลาทำงานกับเวลาพักมันเบลอมาก ๆ รวมถึงวันทำงานกับวันหยุดด้วย เราแนะนำว่าตอนทำงานก็คือจริงจังไปเลย แบ่ง time block ดี ๆ มีโต๊ะทำงานที่ set up ไว้จริงจังจะช่วยได้มากเลย
ส่วนโซนที่พักเช่นเตียงนอน ก็พยายามเอาไว้พักจริง ๆ ช่วงกินข้าวก็คือกินอย่างเดียวอย่ากินหน้าจอ สมองเราจะได้รู้ว่าตอนไหนควรพัก ตอนไหนควรทำงาน
Don’t take work-from-home for granted
อันนี้ไม่แน่ใจว่าจะเขียนเป็นภาษาไทยว่าอะไร แต่ว่าการที่เราได้ทำงานที่บ้าน ก็เพราะว่าทีมหรือบริษัทเค้ามีความเชื่อใจมาส่วนนึงแล้วนะ อย่าเอาเวลานี้มานอนคลุก เล่นกับแมว ไปเดินเล่น ดื่มเบียร์ แล้วปล่อยหมดวันไป ความยืดหยุ่นและอิสระของเรา มันมาอาจจะความเชื่อใจของอีกฝ่าย ซึ่ง trust is earned not given เราต้องพิสูจน์ด้วยว่าเราควรค่ากับความเชื่อใจนี้ อย่าคิดว่ามันเป็นสิทธิที่ควรจะได้ ทำงานอย่างเต็มที่ให้คุ้มค่ากับโอกาสและผลตอบแทนที่ได้รับมาด้วยล่ะ
สุดท้ายแล้ว เราเชื่อว่าไวรัสครั้งนี้ จะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของทุกคนไปตลอดกาลแบบที่เราคิดไม่ถึงเลย สมัยสามปีก่อนมีแต่คนเอียงคอพอเราบอกว่าทำงานที่บ้าน ตอนนี้ใคร ๆ ก็ work from home กันหมดแล้ว เราขอเป็นกำลังใจให้ทุกคน และหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ ควรค่าแก่การส่งต่อให้เพื่อนและคนร่วมทีมของคุณนะ ถ้ามีอะไรให้เราช่วยเหลือได้ก็อย่ารอรี ทักมาได้เลย <3
