Work from home ไม่จำเป็นต้องนั่งหน้าจอตลอดเวลา ก็เวิร์คได้

woman sitting on floor and leaning on couch using laptop working from home
Work from home woman picture from www.thoughtcatalog.com

Work from Home คือ การทำงานที่บ้านนั่นเอง หรือเรียกอีกอย่างว่า Remote Working ด้วย COVID19 ช่วงนี้การ remote work คงกลายเป็นเรื่องปกติของคนหลายคนแล้ว โดยเฉพาะพนักงานออฟฟิศในกรุงเทพ บางบริษัทอาจจะเป็นเรื่องใหม่ที่ไม่เคยลองมาก่อน แต่บางบริษัทเช่น Omise หรือ ConvertCake มีการทำงานจากที่บ้านมาเป็นเวลาสักพักแล้ว ทำให้การปรับตัวมาเป็นรีโมททีม (Remote Team) จริงจัง อาจจะไม่ได้ยากมากเท่าไหร่เมื่อเทียบกับบริษัทที่ไม่ได้มีโครงสร้างรองรับมาก่อน

โดยส่วนตัวแล้วทำงานรีโมทมาตลอดหลายปี ทั้งในฐานะพนักงาน full-time และ freelance บางบริษัทก็ค่อนข้างเปิดใจกับการทำงานรีโมท แต่บางที่นั้นใช้เวลาพอสมควร จนสุดท้ายเรากลายเป็นคนเดียวในทีมเลยที่ทำงานที่บ้านก็มี วันนี้เลยอยากมาแชร์ประสบการณ์ที่ลองผิดลองถูกมาพอสมควร เผื่อจะเป็นประโยชน์กับทุกคน 🙂

ไม่จำเป็นต้องวีดีโอคอลตลอดเวลา

เห็นบางบริษัทลองทำงานที่บ้านด้วยการเปิดวีดีโอคอลทำงานร่วมกันตลอดเวลา จนมีเสียงบ่นมาบ้างว่าจะลุกไปเข้าห้องน้ำยังแทบไม่กล้า เรื่องนี้เราไม่เห็นด้วยสุด ๆ เลย เพราะว่าการทำงานที่บ้านนั้น มันต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเชื่อใจในทีม ถ้าเราไม่สามารถเชื่อใจเพื่อนร่วมงานหรือคนในทีมของเราให้ทำงานตามเป้าหมายที่วางไว้ได้ เราก็ต้องลองกลับมาคิดแล้วว่า

  • เรากำหนดเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็น OKRs หรือ KPI ไว้ดี และชัดเจนเพียงพอหรือเปล่า
  • ความคาดหวังหรือ Expectation ต่อคนในทีมนั้น ถูกสื่อสารได้ชัดเจนมั้ย
  • คนที่เรารู้สึกว่าต้องติดต่อกันตลอดเวลา เพราะเชื่อใจไม่ได้ ควรจะอยู่ในทีมของเราต่อไปหรือเปล่า?

เราเชื่อว่าการทำงานรีโมทนั้น มันควรจะมาพร้อมกับ flexibility หรือความยืดหยุ่นให้กับคนในทีม งานวิจัยหลายที่ก็บอกเอาไว้แล้วว่า แต่ละคนมีช่วงเวลาที่ productive ต่างกัน ลองดูง่าย ๆ ก็คือเรื่อง Chronotypes มีแบ่งคนออกไว้เป็นสี่ประเภทคือ

  • พี่หมี: อันนี้เป็นคนส่วนใหญ่ ตื่นนอนตามเวลาปกติ ไม่มีปัญหา มักจะ Productive สุดช่วงก่อนเที่ยง แล้วง่วงตอนบ่าย ๆ
  • หมาป่าเค้าว่าน่ารัก: (นั่นมันหมีแพนด้า!) คนพวกนี้ไม่ชอบตื่นเช้า งานวิจัยบอกว่าจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อตื่นตอนเที่ยง และโปรดักทีฟช่วงเที่ยงถึงสี่โมงเย็น แล้วก็มาพีคอีกทีหลังหกโมงเย็น ซึ่งคนส่วนใหญ่เลิกงานแล้ว
  • สิงโต: พวกตื่นเช้า ดีด ๆ ช่วงเช้าคือแบบนี้ แล้วก็เข้านอนตั้งแต่สามสี่ทุ่ม
  • โลมาแต่เลไม่มา: (ผิด! โลมาเฉย ๆ) พวกนี้เป็นพวกอิสระร่อนเร่ จะเข้าพวกไหนก็ไม่ได้ซักอย่าง นอนยาก ตื่นง่าย เลยนอนไม่เป็นเวลา แสงสว่างหน่อยก็ตื่นแล้ว แต่ส่วนใหญ่จะมีเวลาพีคช่วงสิบโมงเช้าถึงบ่ายสอง

สรุปแล้วก็คือ คนเรามีหลายประเภท การบังคับให้ทีมมาวีดีโอคอลกันเริ่มต้นตั้งแต่แปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น อาจจะง่ายในการจัดการ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะดีต่อประสิทธิผลของทีมเสมอไปนะ (:

Tips: อาจจะลองเปลี่ยนเป็นให้พิมพ์อัปเดต หรือว่าย้ายเวลาอัปเดตเป็นวันละครั้งแทนตอนช่วงสิ้นวันก็ได้ แต่ละบริษัทแต่ละทีมก็คงจะมีข้อจำกัดที่ต่างกันไป

บริษัทต้องช่วยสนับสนุนเครื่องมือที่เหมาะสม

การทำงานที่บ้านหมายความว่าทีมของคุณไม่สามารถใช้อุปกรณ์ที่ออฟฟิศได้ ดังนั้นการมีแลปท็อป คอมพิวเตอร์ จอมอนิเตอร์ หรืออินเตอร์เน็ตดี ๆ มันเป็นเรื่องสำคัญที่จะทำให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม แทนที่จะสวัสดิการอาหารกลางวันแบบที่เคยมี หรือจัดปาร์ตี้ทุกวันศุกร์ เอางบตรงนี้มาสนับสนุนอุปกรณ์ให้ทีมได้ซักนิดก็น่าจะดีนะ

ไม่อย่างนั้นอาจจะเจอการวีดีโอคอลที่ติดๆ ดับๆ หรือคอมแบบที่เปิด excel ที่รอโหลดข้อมูลไปสิบห้านาที จนไม่เป็นอันทำงานกัน ทำให้มูลค่าโอกาสที่เสียไปมันมากกว่าเงินที่บริษัทจะลงทุนอุปกรณ์ให้ก็ได้

ปกติบริษัทส่วนใหญ่ที่เป็น fully-remote ทีม หรือทำงานที่บ้านกันทั้งหมดเป็นปกติ ก็จะมีการสนับสนุนอุปกรณ์ตรงนี้ให้ทีมไปเลย เช่น Zapier หรือ Automatic หัวหน้าทีมหรือ HR ลองเข้าไปส่องสวัสดิการกันได้เลย

ซอฟต์แวร์ที่ดี ช่วยให้การ work from home ทำได้ง่ายขึ้น

บริษัทไหนที่ยังใช้ Line คุยงานอยู่ แล้วเจอปัญหาย้อนกลับไปโหลดไฟล์เดิมไม่ได้บ้าง? หรือว่าใช้ Excel จัดการข้อมูลลูกค้า แล้วต้องมีเซฟไฟล์เป็น final_finalreal_finalจริง_finalแล้วนะ บ้าง?

การทำงานที่บ้านต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศตรงที่เราไม่สามารถเดินไปสะกิดใครคุย หรือว่าได้คำตอบทันที การติดตามงานก็ต่างจากปกติ เพราะอาจจะไม่ได้อัปเดตหรือประชุมบ่อยเท่า ดังนั้นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นนั้นจำเป็นมาก เพราะเมื่อเราสามารถบริการจัดการทีมได้ดี “ความเชื่อใจ” ที่เป็นส่วนสำคัญนั้น ก็จะสามารถเกิดได้ง่ายขึ้นนั่นเอง Software สำหรับ Remote work ที่เราใช้แล้วเวิร์คก็มีดังนี้

Slack: สำหรับการแชท หมดปัญหาการย้อนกลับไปหาไฟล์แล้วโหลดไม่ได้ กรุ๊ปเยอะ งานมาตลอดไม่ได้พัก คุยหลายเรื่องพร้อมกันแล้วงง เรื่องนี้ Content Shifu เขียนไว้ดีเลย ลองตามไปอ่านกัน

Trello: สำหรับการติดตามงาน ใช้ง่าย ใช้ฟรี เหมือนการแปะ post-it บน whiteboard แบ่งหน้าตารางเป็นช่องๆ ใครก็ใช้ได้ไม่ต้องเรียนรู้เยอะ

Jira: สำหรับบริหารงานเช่นกัน แต่ส่วนใหญ่จะเป็นทีมเทค (โปรแกรมเมอร์) ใช้กัน มันสามารถปรับแต่ง customize สถานะ บอร์ด รายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ workflow ได้ทั้งหมดเลย อาจจะใช้ยากนิดนึง ถ้าเริ่มต้นอาจจะใช้ Trello ก่อน แล้วค่อยย้ายมา Jira เมื่อต้องการความยืดหยุ่น หรือโปรเจ็คซับซ้อนขึ้น ส่วนใหญ่ใช้คู่กับ Confluence เอาไว้สร้างเอกสาร แบบแทนที่เราจะเอา Spec ของโปรดักไปไว้ใน Google Docs ก็เอามาไว้ใน Confluence แทน จัดการง่าย ลิ้งก์กับ Jira ไปมาได้สะดวก

Notion: ที่จดโน้ตแบบล้ำ ๆ ทำได้ทุกอย่าง จดบันทึกก็ดี ทำเป็น Confluence เอกสารก็ได้ จะทำเป็นบอร์ดแบบ Trello ก็ได้ จะ Todo list ง่าย ๆ ก็ได้ นี่คือสุดยอดเครื่องมือที่เราใช้จนติดเลิกไม่ได้แล้วตอนนี้ ใช้ได้ทั้งบนเว็ป และแอปในมือถือเลย

Zoom: โปรแกรมวีดีโอคอลที่ฮิตสุด ๆ ช่วงนี้ เปลี่ยนแบ็คกราวน์ได้ ตั้งรหัสห้องได้ แชร์จอ แชร์ whiteboard ได้ ปรับหน้าใสได้อีก

Whereby: อันนี้เป็นโปรแกรมที่ไม่ค่อยมีคนใช้แต่จริงๆ ใช้ง่ายมาก เข้าไปสร้าง URL ของตัวเองไว้ เช่น https://whereby.com/tungmay หลังจากนั้นจะคุยกับใครก็ส่งลิ้งก์นี้ไป เค้ามาคุยได้เลย ไม่ต้องล็อกอินหรือทำอะไรทั้งสิ้น แชร์จอได้เหมือนกัน อันนี้แบบฟรีจะคุยได้แค่สี่คน

จริง ๆ มีอีกเยอะเลย อันนี้แบบไม่รวม Google Docs ทั้งหลาย เพราะว่าน่าจะใช้กันเยอะอยู่แล้ว ถ้าต้องการรู้อันไหนเพิ่มเติมทักมาได้เลย หรือว่าถ้าใครใช้อันไหนแล้วเวิร์ค ทิ้งคอมเมนท์ไว้ได้นะ 🙂

ทำงานจริงจัง พักให้เป็น

หลายคนบอกว่าไม่มีแรงบันดาลใจทำงาน ส่วนบางคนก็บอกว่ายุ่งกว่าเดิมแทบไม่ได้หลับได้นอน คือการทำงานที่บ้านมันทำให้เส้นแบ่งระหว่างเวลาทำงานกับเวลาพักมันเบลอมาก ๆ รวมถึงวันทำงานกับวันหยุดด้วย เราแนะนำว่าตอนทำงานก็คือจริงจังไปเลย แบ่ง time block ดี ๆ มีโต๊ะทำงานที่ set up ไว้จริงจังจะช่วยได้มากเลย

ส่วนโซนที่พักเช่นเตียงนอน ก็พยายามเอาไว้พักจริง ๆ ช่วงกินข้าวก็คือกินอย่างเดียวอย่ากินหน้าจอ สมองเราจะได้รู้ว่าตอนไหนควรพัก ตอนไหนควรทำงาน

Don’t take work-from-home for granted

อันนี้ไม่แน่ใจว่าจะเขียนเป็นภาษาไทยว่าอะไร แต่ว่าการที่เราได้ทำงานที่บ้าน ก็เพราะว่าทีมหรือบริษัทเค้ามีความเชื่อใจมาส่วนนึงแล้วนะ อย่าเอาเวลานี้มานอนคลุก เล่นกับแมว ไปเดินเล่น ดื่มเบียร์ แล้วปล่อยหมดวันไป ความยืดหยุ่นและอิสระของเรา มันมาอาจจะความเชื่อใจของอีกฝ่าย ซึ่ง trust is earned not given เราต้องพิสูจน์ด้วยว่าเราควรค่ากับความเชื่อใจนี้ อย่าคิดว่ามันเป็นสิทธิที่ควรจะได้ ทำงานอย่างเต็มที่ให้คุ้มค่ากับโอกาสและผลตอบแทนที่ได้รับมาด้วยล่ะ

สุดท้ายแล้ว เราเชื่อว่าไวรัสครั้งนี้ จะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของทุกคนไปตลอดกาลแบบที่เราคิดไม่ถึงเลย สมัยสามปีก่อนมีแต่คนเอียงคอพอเราบอกว่าทำงานที่บ้าน ตอนนี้ใคร ๆ ก็ work from home กันหมดแล้ว เราขอเป็นกำลังใจให้ทุกคน และหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ ควรค่าแก่การส่งต่อให้เพื่อนและคนร่วมทีมของคุณนะ ถ้ามีอะไรให้เราช่วยเหลือได้ก็อย่ารอรี ทักมาได้เลย <3

Join the discussion